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Mise à jour des données UBO

à faire avant le 31/08/2021

Mise à jour obligatoire des données UBO – à faire chaque année

Dans le courant des années 2019 et 2020, toutes les sociétés ont été invitées à remplir les formalités obligatoires concernant l’enregistrement, sur le site du Ministère des Finances, de leurs bénéficiaires effectifs (ou UBO – Ultimate Beneficiary Owners).

Cette obligation découle de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, qui prévoit la mise en place en Belgique de ce registre des bénéficiaires effectifs pour toutes les entités juridiques.

Pratiquement, cette formalité est à accomplir par le représentant légal de la société (son administarteur/trice)

PETITS RAPPELS UTILES :

Qu’est-ce que le Bénéficiaire Effectif d’une Société ?

Le bénéficiaire effectif d’une société est toute personne qui ;

  • Possède, directement ou indirectement, au moins 25 % des actions ou du capital de votre société ou dispose de 25 % au minimum des droits de vote.
  • Exerce, d’une autre façon, le contrôle au sein de votre société, par exemple à travers le droit de nommer les membres du conseil d’administration, un droit de véto ou autre sur la base de la convention d’actionnaires.

Si, sur la base des deux critères précités, aucun bénéficiaire effectif ne peut être déterminé, le Bénéficiaire Effectif est la personne physique appartenant au personnel dirigeant supérieur.

En pratique, dans la plupart des sociétés, il s’agira donc de toutes les personnes qui possèdent plus de 25% des actions.

Concrètement, quelles sont les obligations de l’Administrateur ?

Si le premier enregistrement des bénéficiaires effectifs a bien déjà été fait en 2019 ou 2020, il reste encore trois obligations à remplir ;

  1. Modification ;

Les informations enregistrées sur le site en cas de modification des bénéficiaires effectifs de votre société doivent être corrigées. Cela doit donc se faire, par exemple, en cas de changement de l’actionnariat ou d’un Administrateur.

  1. Confirmation annuelle ;

La règlementation prévoit que, même si aucune modification n’a été faite, les données doivent être confirmées chaque année. Si vous ne l’avez pas encore fait en 2022, il est temps d’y penser…

  1. Ajout de documents probants ;

Une modification de la règlementation de fin 2020 a ajouté une obligation : la nécessité de justifier l’enregistrement par le téléchargement d’un document probant, c’est-à-dire un document qui permet à l’administration de vérifier les informations que vous avez indiquées. Cette obligation ayant été ajoutée récemment, l’administration, dans sa grande bonté, a octroyé un délai aux redevables de l’information : cet ajout devait être fait pour toutes les sociétés avant le 31/08/2021.

Pratiquement, vous pouvez joindre un .pdf de l’acte constitutif ou, si l’actionnariat de votre société a changé depuis la constitution, un scan du cahier des actionnaires.

MODE D’EMPLOI :

  • Rendez-vous sur le site « UBO », via votre accès « MyMinfin » en suivant le lien suivant ;

Qu’est-ce que MyMinfin ?| SPF Finances (belgium.be)

  • Identifiez-vous « au nom d’une entreprise » en choisissant le nom de la société pour laquelle vous désirez remplir l’obligation UBO.
  • En haut à droite de l’écran, cliquez sur le symbole « lien », puis, dans la liste qui apparait, sur le lien « Registre UBO »
  • Dans le menu qui se présente, choisissez « Rechercher une entité », puis faites la recherche de votre société en entrant son numéro « BCE » (identique au numéro de TVA sans les initiales « BE »). Celle-ci apparaîtra dans la liste en dessous de la recherche : il ne reste plus qu’à la sélectionner.
  • Vérifiez les données affichées, puis ;
  1. Au niveau « documents probants », cliquez sur le bouton vert « AJOUTER » ;

Choisissez le fichier à ajouter et cliquez sur « SAUVEGARDER », précisez si c’est ;

  • un « document global «  (pour tous les bénéficiaires effectifs),
  • un « document personnalisé » (pour un seul bénéficiaire effectif)
  • un « document Moniteur Belge » c’est-à-dire un document qui est tiré d’une publication au Moniteur Belge.

Sélectionnez ensuite dans la liste des bénéficiaires effectifs ceux qui sont concernés par ce document, et enregistrez.

  1. Au niveau « Informations relatives aux bénéficiaires effectifs et à la structure de contrôle » ;

Après vérification et modification éventuelle des données enregistrées, cliquez, tout-en bas de la page, sur le bouton « CONFIRMATION ANNUELLE »

Il ne vous reste plus qu’à imprimer la page sur laquelle ces opérations ont été effectuées et à la transmettre à votre gestionnaire de dossier.