Digitalisation
Pour gagner un temps précieux, depuis début 2024, MBM met une nouvelle plateforme de communication digitale sécurisée à disposition (MBM Clearfacts). Outre la communication de documents par voie électronique, cette plateforme a pour vocation de devenir votre « centre comptable » personnalisé. Vous pourrez y retrouver copie de vos factures, préparer des fichiers de payement, avoir accès à vos documents de clôture, retrouver facilement tous les documents du « dossier juridique permanent » de votre activité…
activation du service
- Pour les clients MBM, rien de plus facile! Le service est automatiquement activé par nos soins.
- Dès l’activation du service, vous recevez un e-mail vous invitant à définir un mot de passe d’accès à votre plateforme personnalisée
- Une fois les factures transmises sur cette plateforme, il n’est plus nécessaire de nous les transmettre au format papier. Les factures sont alors automatiquement disponibles sur la plateforme online à l’adresse https://app.winbooksconnect.be/login.
NOUVEAUTES DE LA PLATEFORME 2024
- Les dates, montants, numéros de comptes fournisseurs et communications structurées précomplétées par le logiciel
- Une recherche des documents encore plus performante grâce à la technologie “OCR”
- La possibilité (en supplément payant) d’utiliser la plateforme pour générer des fichiers de payement ou code QR (un grand gain de temps si vous avez de nombreuses factures d’achat)
- La possibilité (gratuite) de collecter directement dans la plateforme les factures des fournisseurs inscrits au service PEPPOL
CONSEILS POUR UNE UTILISATION OPTIMALE
Numérisation et transmission des documents à la comptabilité
- Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures par e-mail. Lorsque vous recevez ces e-mails, transférez les simplement à l’adresse e-mail de votre dossier comptable. La facture se trouvera automatiquement chargée sur votre plateforme en ligne.
- Pour les factures que vous recevez encore en papier, faites l’acquisition d’un scanner à défilement (permettant de scanner beaucoup de pages dans la foulée)
- utilisez l’interface MBM.Clearfacts via votre navigateur pour déposer le fichier PDF ainsi créé sur votre plateforme
- utilisez l’option “dégrouper” de la console pour séparer en des pages individuelles chaque page du ce fichier PDF
- Pour la numérisation de documents individuels (exemple : souche TVA d’un restaurant), utilisez votre smartphone avec l’application “Clearfacts” vous permettant de prendre une photo du document et de l’envoyer directement dans votre dossier
Gestion de vos documents
A intervalles régulier (une fois par semaine idéalement) connectez vous à votre plateforme en ligne
- dégroupez les éventuels fichiers PDF contenant plusieurs documents
- regroupez les éventuelles pages annexes aux factures
- sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer au comptable et cliquez sur “envoyer au comptable »
Aller plus loin et en faire un outil de gestion
- Utilisez votre plateforme en ligne comme support à vos payements
- Suivez le payement de vos factures fournisseurs indépendemment de l’envoi à MBM
- Profitez de la technologie OCR du logiciel pour gagner du temps avec des coordonnées de payement et communications structurées pré-complétées
- Retrouvez aisément toutes vos factures sur la plateforme en ligne
- vous recherchez une facture pour faire jouer une garantie ?
- grâce à l’application, en indiquant simplement un mot se trouvant sur la facture, vous pouvez retrouver celle-ci.