Pendant combien de temps devez-vous conserver vos archives comptables et qu’en est-il si votre comptabilité est digitalisée ?

Pendant combien de temps devez vous garder les documents comptables de votre société ?

La loi portant des disposition fiscales et financières diverses (20.11.2022) publiée au Moniteur belge le 30 novembre 2022, rallonge les délais de conservation des documents. De sept ans, le délai est porté à présent à 10 ans (à partir des documents de 2022).

En effet, s’il y a suspicion de fraude, l’administration (fiscale & TVA) peut remonter 10 ans en arrière.

En 2023, vous pouvez en principe jeter tous les documents datant d’avant le 01.01.16.

Par contre, les documents de 2022 ne pourront être jetés au plus tôt qu’en 2033 !

Et cela ne concerne pas seulement les factures, mais aussi toute la comptabilité, contrats, bons de commande, inventaires, données de votre système informatique, etc.

Mais ce délai peut encore être plus long dans certains cas ou pour certains documents.

• Vous continuer à éponger des pertes fiscales reportées ? Vous ne pourrez ainsi jeter les documents liés à la comptabilité d’un exercice déficitaire que lorsque l’exercice au cours duquel la perte a été déduite ne peut plus être contrôlé. A priori cela signifie que si en 2023 vous avez encore des pertes fiscales reportées de 2005, vous devriez continuer à conserver les documents de 2005.
• Quid des factures liées à l’installation de panneaux solaires ? Les panneaux solaires sont amortis comptablement durant 20 ans, et donc il faut déjà pouvoir justifier l’amortissement durant la durée de l’amortissement. Ensuite il faut rajouter le délai de prescription (7 ans pour les documents antérieurs au 01.01.2022, 10 ans pour les autres). En résumé, il faut les conserver durant 27 à 30 ans !
• Quid des factures et documents liés à la construction d’un nouvel immeuble ? Ceux-ci doivent quant à eux être conservés au minimum 15 ans pour la TVA, mais comme les immeubles sont amortis sur 30 ou 33 ans, il faut potentiellement pouvoir justifier et montrer toute facture d’achat durant toutes ces années. Si on rajouter à cela le délai de prescription (7 ou 10 ans), il faut conserver toutes les factures pendant plus de 40 ans !
• Certains documents (tels que les actes notariaux, etc.) doivent être conservés ad vitam aeternam, mais plus pour des raisons fiscales/tva.

Qu’en est-il si votre comptabilité est digitalisée ? Combien de temps devez-vous alors garder les documents comptables en version papier ?

La loi prévoit que pour qu’une facture soit valable, chaque assujetti doit pouvoir assurer l’authenticité de son origine, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu.

Il faut dès lors distinguer le cas de factures qui vous sont fournies directement au format électronique par le fournisseur (et certifiées électroniquement) des factures papiers que vous avez scannées et chargée dans la solution internet liée au logiciel comptable.

Comme une facture scannée n’est pas un fichier PDF venant directement du fournisseur et certifié électroniquement par lui (mais bien un scan qui théoriquement aurait pu être « photoshoppé »), en cas de scan d’une facture papier, il est conseillé de tout de même garder l’original papier.

Le groupe MBM propose à ses clients une solution de digitalisation efficace et innovante.