Facturation électronique obligatoire en B2B à partir du 01/01/2026

FACTURATION ELECTRONIQUE – QUELQUES DEFINITIONS :

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Quand on parle de facture électronique à l’heure actuelle, la plupart des gens pense à une facture qui reprend toutes les données obligatoires d’une facture « papier » classique mais qui leur est envoyée sous format électronique (la plupart du temps en .pdf) et par e-mail. C’est juste, mais incomplet, surtout avec l’introduction de la facturation électronique au 01/01/2026.

Il existe en en effet une notion plus complexe qui est celle de la « facture électronique structurée » : celle-là est établie, envoyée et reçue dans une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique.

C’est bien ce dernier type de facture qui sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2026 dans toutes les relations B2B (business to business, donc entre professionnels). (voir infra). Les échanges de ces factures se feront en outre exclusivement par le réseau « PEPPOL »

1. Qu’est ce que le réseau « PEPPOL »

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau international sur lequel les entreprises et les administrations peuvent échanger des transactions électroniques (et donc des factures) de manière sécurisée et efficace.

PEPPOL repose sur l’utilisation coordonnée de normes, de protocoles et d’engagements uniformes par l’industrie informatique au niveau européen et même au-delà. Peppol garantit ainsi l’échange efficace et sécurisé de documents électroniques, quel que soit le système utilisé par chaque organisation connectée, contribuant ainsi à l’automatisation des processus administratifs.

1. Comment ça marche ?

Comme pour tout réseau, il faut à l’utilisateur un point d’accès. C’est, par exemple, comme pour le réseau téléphonique : votre opérateur est le point d’accès au réseau qui vous permet de contacter n’importe quel utilisateur connecté au réseau mondial de téléphonie.

Vous aurez donc accès au réseau PEPPOL via un point d’accès. Ce point d’accès peut être différent en tant qu’émetteur de factures et en tant que récepteur.

En tant qu’émetteur, l’accès sera fourni par le logiciel que vous aurez sélectionné pour injecter les factures au format informatique Peppol que vous pourrez sortir de votre logiciels de gestion de pharmacie (Netxpharm, Corilus, Pharmagest, etc.).

En tant que récepteur, plusieurs possibilités s’offrent à vous, mais la plus simple sera celle que nous vous proposons au travers de notre plateforme de digitalisation MBM Clearfacts (voir infra).

OBLIGATION DE FACTURATION ELECTRONIQUE A PARTIR DU 01/01/2026

Un Arrêté Royal du 9 mars 2022, complété par une loi du 6 février 2024 modifiant le Code de la TVA  impose à toutes les entreprises belges, à partir du 01/01/2026, l’usage de la facturation électronique structurée dans les relations commerciales « B2B ».

Cela veut dire que, en tant que pharmacien ou médecin, si vous facturez des biens ou des prestations assujetties à la TVA à un autre professionnel (et donc pas à un client particulier), vous aurez l’obligation, à partir du 1er janvier 2026, de lui transmettre vos factures en format électronique structuré par le biais du réseau PEPPOL.

Il n’est possible de déroger à ce mode de fonctionnement que sur accord des deux parties mais uniquement si le format alternatif choisi respecte la même norme européenne que celle prévue pour le transfert par le réseau PEPPOL (EN 16391).

Outre le fait que cette obligation de la facturation électronique au 01/01/2026 ne vise que les factures B2B, elle ne vise que les opérations qui sont réputées avoir lieu en Belgique (donc pas les prestations et livraisons intracommunautaire). Les opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code TVA ne sont également pas visées (enseignement, activités médicales et paramédicales sans vocation esthétique, culture, etc.)

EN PRATIQUE : QUELLES IMPLICATIONS POUR VOUS ?

1. En tant qu’émetteur de factures de ventes :

Tous les logiciels de gestion de vos officines pharmaceutiques permettront de générer les factures au format PEPPOL. 

Toutefois, la mauvaise et illogique surprise est que la plupart de ces logiciels de gestion (Netxpharm, Corilus, Pharmagest, etc.) ne prendront pas en charge le transfert sur la plateforme PEPPOL (allez comprendre …). Il faudra alors avoir recours à un logiciel tiers qui permettra de transférer sur PEPPOL les factures générées par vos logiciels de caisse. Pas de panique : des solutions existent et nous pourrons vous en parler avant le 01/01/2026 !

Pour ceux d’entre vous qui ont une société Holding et/ou une Société de Management ou exercez en tant que pharmacien indépendant, il est probable que vous n’ayez actuellement aucune solution de facturation compatible « PEPPOL ».

Nous avons donc choisi et testé pour vous un outil compatible PEPPOL pour l’établissement de vos factures de ventes. Cet outil est intégré à la solution MBM.Clearfacts que vous utilisez actuellement pour nous transmettre vos factures.

Il s’agit du logiciel KYTE.

Grâce à cette solution, vous pourrez vous inscrire aisément sur le réseau PEPPOL, établir (ou faire établir dans le cas ou les factures sont établies par votre gestionnaire de dossier) et envoyer vos factures de vente au format électronique.

Vous pouvez activer cette solution en vous connectant à la plateforme MBM.Clearfacts.

Le coût de ce logiciel s’élève à 5 EUR par mois (60 EUR/an) qui sera ajouté à votre facture de comptabilité/fiscalité MBM.

Pour l’activer, il suffit de répondre « OUI » à la question « Etes-vous intéressé » sur l’écran d’invitation qui s’ouvre éventuellement lorsque vous rentrez dans votre dossier sur la plateforme MBM.Clearfacts, ou de cliquer sur le bouton « ACTIVER » du « Module de facturation Kyte » dans les paramètres de votre dossier. 

Délai : vous avez jusqu’au 1^er janvier 2026 pour le faire…

Si toutefois vous avez déjà un logiciel de facturation et que vous souhaitez le conserver, contactez l’éditeur de votre logiciel pour vérifier qu’il est (ou sera) connecté à PEPPOL avant le 1^er janvier 2026.

Kyte ne permet en effet pas de transférer sur PEPPOL des factures qui ont été générées dans un autre logiciel.

1. En tant que récepteur de factures d’achats :

Si vous nous avez confié votre comptabilité et que vous nous avez donné procuration pour recevoir vos extraits de comptes bancaires de manière automatique via le fournisseur « Codabox », vous êtes alors connu chez ce fournisseur et vous pouvez nous demander d’activer (gratuitement !) le service « VOILA » qui va vous inscrire en tant que récepteur sur le réseau PEPPOL..

Codabox sera alors votre « Point d’Accès » pour vos factures d’achats et tous les fournisseurs pourront vous envoyer des factures par ce biais.

Pour les clients qui sont digitalisés, notre logiciel « MBM Clearfacts » vous permet en outre de retrouver, automatiquement et sans aucune manœuvre particulière, toutes les factures que vos fournisseurs vous auront transmises sous format électronique via le réseau PEPPOL directement dans votre dossier « achat ». Le système « Codabox » transfère en effet systématiquement toutes les factures de PEPPOL vers votre espace MBM Clearfacts, transformant ainsi votre espace « achat » en véritable boite aux lettres électroniques. Vous recevez également systématiquement un e-mail avec la copie .pdf de la facture transférée.

Si vous êtes client MBM et désirez que nous activions le service VOILA, n’hésitez pas à contacter notre secrétariat (info@mbm-groupe.be) pour qu’ils fassent le nécessaire. A partir du 01/01/2026, si tous vos fournisseurs jouent le jeu, 100% de vos factures devraient arriver via ce biais : combiné à la gestion des paiements, cela vous offrira un gain de temps et d’énergie non négligeable !

A l’heure actuelle, seules les plus grosses entreprises sont déjà actives sur le réseau PEPPOL : les entreprise « télécom », les fournisseurs d’énergie, les fournisseurs de carburant, etc. Néanmoins, dans le but d’être toujours informés pour mieux vous conseiller, MBM a effectué les modifications requises sur son système de facturation et, depuis le mois de janvier, tous nos clients qui ont activé le service « VOILA » reçoivent nos factures sous format électronique structuré via le réseau PEPPOL !

1. Cerise sur le gâteau : la déduction fiscale !

Pour terminer, il me reste une bonne nouvelle : tous les investissements « digitaux » faits à partir du 01/01/2025 dans les domaines de la facturation, de la gestion des relations avec la clientèle, du commerce électronique et de la cybersécurité bénéficieront d’un taux majoré de « déduction pour investissement » de 20% (au lieu de 10% pour les autres investissements).

Les frais d’abonnement périodique aux programmes de facturation et les frais de consultance encourus spécifiquement pour la préparation ou l’opérationnalisation des obligations en matière d’e-facturation sont quant-à-eux, déductibles à 120% de 2024 à 2027 inclus !

EN CONCLUSION :

Si vous n’avez pas encore fait le pas, il vous reste un peu moins d’un an pour vous mettre en conformité avec cette nouvelle législation vous imposant la facturation électronique au 01/01/2026. Certes, vous pouvez le voir comme une énième obligation légale qui va, encore une fois, vous obliger à modifier cotre manière de travailler. Mais vous pouvez aussi voir cette obligation comme une formidable occasion de revoir vos process d’administration et en profiter pour réaliser des gains de temps et d’énergie importants !

Thierry Graulich