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Digitalisation

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Nous avons activé depuis environ 2 ans une plateforme online pour la comptabilité de nos clients permettant de nous transmettre les factures par voie électronique.

Vous trouverez en bas de page 2 vidéo explicative sur “comment nous transmettre des document” et “comment utiliser la plateforme connect en ligne”.

Cette plateforme permet de nous transmettre des documents et vous permet également de consulter vos factures, extraits et documents comptables dans un espace en ligne sécurisé.

Pour la communication des documents comptables (factures, … etc) de votre société, vous pouvez désormais nous les transmettre directement au format électronique.


Après activation, votre espace est disponible à l’adresse :

Comme vous pouvez le voir sur la vidéo et pourrez le lire dans le manuel explicatif téléchargeable (en haut à droite de la page), une des façons de nous transmettre des factures est simplement d’envoyer un mail avec le document en annexe à une adresse spécialement créée pour votre dossier.

Les factures sont alors automatiquement disponibles sur cette plateforme.

Dès l’activation du service, une adresse mail pour l’envoi de facture d’achat vous est attribuée.

(particulièrement pratique pour par exemple nous transférer un mail contenant une facture reçue d’un de vos fournisseur)

Une fois les factures transmises sur cette plateforme, il n’est plus nécessaire de nous les transmettre au format papier.

Nous vous conseillons toutefois de garder une copie des documents originaux.

Si ce n'est déjà fait, contactez nous pour que nous activions ce service !

NOS CONSEILS POUR UNE UTILISATION OPTIMALE :

Numérisation et transmission des documents à la comptabilité

  • Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures par e-mail
    • lorsque vous recevez ces e-mails, transférez les simplement à l'adresse e-mail de votre dossier comptable. La facture se trouvera automatiquement chargée sur votre plateforme en ligne.
  • Pour les factures que vous recevez encore en papier, faites l'acquisition d'un scanner à défilement (permettant de scanner un un paquet de pages en un coup)
    • utilisez l'interface winbooks connect via votre navigateur pour déposer le fichier PDF ainsi créé sur votre plateforme
    • utilisez l'option "dégrouper" de la console winbooks connect pour séparer en des pages individuelles chaque page du ce fichier PDF
  • Pour la numérisation de documents individuels (exemple : souche TVA d'un restaurant), utilisez votre smartphone avec l'application "Genius Scan" vous permettant de prendre une photo du document et de l'envoyer par e-mail à l'adresse e-mail de votre dossier
 
  • NEW Novembre 2020 : une application "Winbooks connect" mobile est désormais disponible pour votre smartphone vous permettant de nous transmettre encore plus facilement les documents. A télécharger sur la plateforme de téléchargement de votre smartphone.

Gestion de vos documents

  • A intervalles régulier (une fois par semaine est conseillé) connectez vous à votre plateforme en ligne
    • Dégroupez les éventuels fichiers PDF contenant plusieurs documents
      • regroupez les éventuelles pages annexes aux factures
    • Sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer au comptable et cliquez sur "envoyer au comptable"
 

Aller plus loin et en faire un outil de gestion

  • Utilisez votre plateforme en ligne comme support à vos payements
    • Après chaque payement que vous effectuez cliquer sur "envoyer au comptable"
    • De cette sorte, ne restera ouvert dans votre espace que les factures que vous devez encore payer
    • ASTUCE : nous vous conseillons de travailler avec 2 écrans sur votre ordinateur, rendant des plus facile la visualisation sur l'écran de gauche de la facture et le payement de celle-ci sur votre application bancaire ouverte sur l'écran de droite.
  • Retrouvez aisément toutes vos factures sur la plateforme en ligne
    • Vous recherchez une facture pour faire jouer une garantie ?
      • Grâce à l'application, en indiquant le nom de fournisseur, vous retrouverez celle-ci aisément en quelques clics

Nous sommes présents pour vous aider à tirer le meilleur profit de cette application.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez que nous vous réexpliquions tout cela en détail.